نرم افزار حسابداری آنلاین

نرم افزار حسابداری آنلاین یکی از پرکاربردترین نرم افزارها به شمار می رود که برای تسریع در امور کارکنان و مدیران مجموعه ها کمک شایانی می کند.

حسابداری آنلاین چیست؟

با پیشرفت علم تکنولوژی های جدیدی در خصوص نرم افزار های حسابداری وارد عرصه شد و خدمات زیادی در نرم افزار های حسابداری ارائه شد به این صورت که حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب کلیه خدمات نرم افزاری سیستم های سنتی را به صورت آنلاین و از طریق اینترنت در اختییار کاربران قرار می دهد و کاربرانی که می خواهند از این نرم افزار استفاده کنند با وصل شدن به اینترنت و با استفاده از مرورگر سیستم خود از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند.

نرم افزار حسابداری آنلاین چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزار حسابداری آنلاین به نسبت به نرم افزار های سیستمی سنتی کارکردهای  بیشتری دارد به این صورت که این نرم افزار نیازی به نصب فیزیکی ندارد و شما می توانید به روش از راه دور با یک شرکت نرم افزار کارهای مربوطه را انجام دهید.

کاربردهای نرم افزار تحت وب به مراتب بیشتر از نرم افزار حسابداری ابری می باشد، که از جمله این کاربردها شامل:

دسترسی آسان در هر لحظه و هر مکان

تقریبا بیشتر نرم افزار های تحت وب این قابلیت را دارند که بتوانید از راه دور و از هر نقطه جغرافیایی به این نرم افزار دسترسی داشته باشید، در حالی که در گذشته نرم افزار بر روی سیستم نصب می شد و نیازمند حضور فیزیکی در محل کار بود و تنها یک یا چند شخص محدود می توانستند از آن استفاده کنند، اما این کار با آمدن نرم افزارهای حسابداری آنلاین علاوه بر مزیت هایی که دارد می توان در هر نقطه ای از دنیا از این نرم افزار حسابداری استفاده کرد.

کاهش هزینه ها

یکی از مزیت های مهم در هر مجموعه کاهش هزینه های جانبی می باشد که این نرم افزار این امکان را برای شما فراهم کرده است،
در گذشته علاوه بر هزینه های نصب و استقرار باید هزینه هایی برای به روز رسانی و رفع خطاهای احتمالی پرداخت می کردند اما با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به هزینه و زمان زیاد برای استقرار نمی باشد.

دسته بندی داده ها

این نرم افزار ثبت و بایگانی داده ها را به صورت آنلاین و سیستمی انجام می دهد این کار باعث بهبود روند سرعت و همچنین پیچیدگی ثبت و بایگانی اسناد را کاهش می دهد، که علاوه بر اینها دسترسی به اطلاعات به آسانی صورت می پذیرد.

یکپارچه کردن فعالیت ها و سیستم ها

نرم افزار حسابداری آنلاین این امکان را برای کاربران خود ایجاد کرده که بتوانند با یکپارچه کردن با دیگر سیستم های موجود در یک شرکت مانند: سیستم انبار، تدارکات، سیستم خرید و فروش و دیگر موارد مدریت کرده، این کار فهم و دید مشترکی به مدیران مجموعه خواهد داد و در صورت لزوم می توانند اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند.

افزایش دقت در ثبت داده ها

ثبت اسنار و اطلاعات نیاز به دقت بسیاری دارد و با فاصله گرفتن از روشهای سنتی و روی آوردن به روشهای تحت وب دقت در ثبت اسناد در حسابداری را افزایش می دهد و باععث بهبود در انجام امور مدیران مجموعه می گردد.

امنیت در نرم افزار های حسابداری آنلاین

یکی از مسائل مهم یک مجموعه یا سازمان امور مالی آن مجموعه می باشد و ریسک امنیتی می تواند خسارت های جبران ناپذیری را برای آن مجموعه به بار آورد، در گذشته که از سیستم سنتی در بخش امور مالی استفاده می کردند که امکان سرقت و از بین رفتن اطلاعات یکی از نگرانی های بزرگ سازمانها به شمار می رفت اما این مشکل در نرم افزار های آنلاین به دلیل وجود نسخه پشتیبان به حداقل رسیده است، البته لازم به ذکر است که بهره بردن از نیروهای متخصص در شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار حسابداری آنلاین است که می توانند داده ها و اطلاعات سیستم را در برابر حملات سایبری و نفوذ امنیتی جلوگیری کنند.

ویژگی‌های نرم افزار حسابداری

نرم افزارهای حسابداری  ویژگی های زیادی را ارائه می دهد که می تواند به روان تر کردن تجارت شما کمک کند. از خودکارسازی فاکتورها گرفته تا حفظ جریان نقدینگی، در اینجا نگاهی به راههای اصلی کسب و کار شما از نرم افزار حسابداری می اندازیم. با ما همراه باشید با ویژگی‌های نرم افزار حسابداری .

کنترل امور مالی خود را حفظ کنید: مدیریت مالی شخصی، خود در حال حرکت یک چیز است. اما هنگام راه اندازی یک کسب و کار به چیزی رسمی تر نیاز دارید. قلم و کاغذ و صفحات گسترده ممکن است خوب باشد، اما نرم افزار حسابداری به شما بینش را نمی دهد. نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی شما را در یک مکان سازماندهی و ذخیره می کند. همچنین، این امکان را به شما می دهد تا به طور کامل عملکرد مالی کسب و کار خود را در زمان واقعی مشاهده کنید.

خودکار فاکتورها: برای حفظ جریان نقدینگی و رشد کسب و کار خود، باید صورتحساب مشتریان خود را به موقع انجام دهید. بسیاری از بهترین نرم افزارهای حسابداری به شما امکان می دهند صورتحساب را به صورت خودکار انجام دهید. می توانید فاکتورهای مکرر ایجاد کنید، یادآوری های بعدی را ارسال کنید و پرداخت های دیجیتالی را مستقیماً از فاکتورها بپذیرید. همچنین می توانید فاکتورهای پرداخت نشده خود را پیگیری کرده و برای پرداخت های اولیه تخفیف ارائه دهید.

پیگیری هزینه ها: پول نقد برای مشاغل کوچک بسیار مهم می باشد. آخرین چیزی که می خواهید این است که با کمبود جریان نقدینگی روبرو شوید زیرا هزینه ها از بین می رود. نرم افزار حسابداری می تواند به شما در جلوگیری از این سناریو  کمک شایانی کند، در واقعع با استفاده از این نرم افزار، می توانید رسیدها را اسکن و ضبط کنید، همچنین مسافت پیموده شده و هزینه های انجام شده از طرف مشتریان را پیگیری کنید.

تطبیق صورت های بانکی: یکی از اصلی ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری ، امکان ارتباط با حساب های بانکی است. با استفاده از آن ، می توانید مستقیماً از نرم افزار حسابداری خود به صورت های بانکی خود دسترسی پیدا کنید. همچنین می توانید تراکنش های بانکی را به طور خودکار مطابقت داده.

شما را در وضعیت مطلوب IRS نگه می دارد: ثبت مالیات به اندازه کافی پیچیده است، اما برای مشاغل کوچک حفظ رعایت قوانین می تواند بسیار دشوارتر باشد. نرم افزار حسابداری کار را آسان تر می کند. بسیاری از بهترین نرم افزارهای حسابداری به طور خودکار مالیات بر فروش را محاسبه کرده و فرم های مالیاتی را برای شما آماده می کنند.

گزارش و تجزیه و تحلیل: همانطور که کسب و کار خود را اداره می کنید، نرم افزار حسابداری شما داده های زیادی را از طریق ادغام با POS ، CRM و سایر برنامه های تجاری شما جمع آوری می کند. این به شما بینش عمیقی از کسب و کار شما می دهد. اکثر نرم افزارهای حسابداری عملکردهای گزارش دهی را ارائه می دهند که به شما امکان می دهد داده ها را به راحتی تجزیه و تحلیل کرده و عملکرد را ردیابی کنید.

مدیریت موجودی: چه فروشگاه خرده فروشی داشته باشید یا فقط بصورت آنلاین فعالیت کنید، باید موجودی خود را پیگیری کنید. نرم افزار حسابداری می تواند در این زمینه کمک کند، حتی خودکار کردن فرایند سفارش. با استفاده از نرم افزار حسابداری، می توانید محصولات فروخته شده را ردیابی کرده، آستانه های مرتب سازی مجدد را تنظیم کرده و گزارشاتی را در مورد مواردی که به خوبی کار می کنند و کدام نه، اجرا کنید.

همکاری آسان با حسابدار خود: هنگامی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، منابع مالی شما در یک مکان مرکزی سازماندهی می شود. رسیدها به صورت اسکن، فرم های مالیاتی ثبت و موجودی پیگیری می شود. این امر باعث می شود حسابدار شما کار خود را بسیار راحت تر انجام دهد. بسیاری از برنامه های نرم افزاری حسابداری به حسابدار شما اجازه دسترسی رایگان به برنامه را می دهد. همچنین زمان لازم برای جمع آوری اسناد و اطلاعات مورد نیاز حسابدار شما را آزاد می کند.

دسترسی شبانه روزی: اکثر نرم افزارهای حسابداری در فضای ابری زندگی می کنند، به این معنی که از هر جایی که اتصال اینترنت دارید می توانید به آن دسترسی داشته باشید. این بدان معناست که می توانید فروش را بررسی کنید، پرداخت ها را بپذیرید و گزارشات را در هر زمان و هر کجا که هستید، اجرا کنید.
نکته: قبل از شروع خرید نرم افزار حسابداری، به نیازهای خود فکر کنید. سپس جستجوی خود را بر روی سه یا چهار مورد ضروری متمرکز کنید. این به شما کمک می کند تا جستجو را محدود کرده و در وقت خود صرفه جویی کنید.

نرم افزار حسابداری چه ویژگی هایی دارد؟

اکنون که با ویژگی‌های نرم افزار حسابداری و اینکه چرا باید از آن استفاده کنید، آشنا شدید. در نرم افزار های حسابداری مهم است که بدانید هنگام انتخاب سیستم به دنبال کدام ابزارها و ویژگی ها باشید. تقریباً همه نرم افزارهای حسابداری آنلاین برای اطمینان از صحت و حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، بانکداری و گزارش دهی از حسابداری دوبار استفاده می کنند. برخی از آنها شامل مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد هستند، اگرچه این ویژگیها معمولاً در برنامه های رده بالاتر یا افزونه هایی هستند که هزینه اضافی دارند. در اینجا برخی از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری آورده شده است.

حسابهای دریافتنی: سیستمهای نرم افزاری حسابداری باید بتوانند صورتحساب را کنترل کرده و میزان بدهی مشتریان (حسابهای دریافتنی یا A/R) و پرداختهای آنها را پیگیری کنند.

پردازش فاکتور: حداقل نرم افزار حسابداری باید بتواند صورتحساب را اداره کند. همه سیستم های حسابداری به شما امکان می دهند فاکتورها را چاپ کنید، اکثر آنها به شما امکان می دهند ایمیل ارسال کنید. سیستم شما باید اطلاعات اولیه مشتری ، مانند نام ، آدرس ، شماره حساب و شرایط استاندارد را به خاطر بسپارد. اکثر سیستم های نرم افزاری امروز نیز قیمت استاندارد شما را به خاطر دارند.

صورتحساب خودکار: این امر باعث می شود که اگر خود شما صورتحسابتان را فراموش کرده اید پرداختی شما هرگز به تأخیر نیفتد زیرا با اظهارات خودکار و یادآوری های دیرهنگام، نرم افزار حسابداری به عنوان بخش جمع آوری شما عمل می کند و به مشتریان یادآوری می کند که صورت حساب خود را پرداخت کنند.

منبع: امین سیستم آرمان